3 passos para você implantar um sistema de controle de ponto online

O controle de ponto online já é uma realidade presente em muitas empresas. Afinal, com os avanços tecnológicos dos últimos tempos, ter uma gestão de ponto online otimizada dos processos internos é questão quase que obrigatória para a eficiência e fluidez dos processos institucionais. As corporações compreenderam que um bom trabalho de gestão de pessoas inclui ter um entendimento de que grande parte dos problemas enfrentados no dia a dia é fruto de deficiências em procedimentos comuns, como a própria gestão de ponto online dos seus profissionais. 

Isso explica, inclusive, por que o controle de ponto online dos colaboradores é um processo que está constantemente sendo aprimorado, à medida que a tecnologia avança. Entretanto, neste contexto, ainda existem dúvidas comuns a respeito de como implementar um modelo de controle de ponto online que atende o que a organização precisa, bem como quais são os benefícios gerados por uma boa escolha. Sabendo disso, elaboramos este artigo com o objetivo de instruir sobre os processos de implementação de um sistema de ponto online eficaz para sua empresa! Acompanhe:

O que é um software de registro de ponto?

Um software de registro de ponto online faz o registro dos horários digitalmente. Ele armazena automaticamente os horários e gera relatórios atualizados e indispensáveis para o empregador. Do ponto de vista legal, um software de registro de ponto atende à portaria 373/2011 do Ministério do Trabalho e Emprego, o MTE, que permite a adoção de sistemas alternativos eletrônicos de controle da jornada de trabalho. Além disso, algumas instruções em relação às normas de confiabilidade e segurança das operações de registro de ponto seguem a portaria 1.510/2009, também do MTE, cujo foco principal é a descrição de como devem ser os aparelhos físicos de controle ponto.

Quais são as diferenças entre ponto digital e ponto online mobile:

Tradicionalmente, o ponto eletrônico corresponde a um equipamento instalado nas dependências da empresa para os colaboradores marcarem seus horários de chegada e saída, por meio de biometria ou cartão. Organizações mais modernas associam o ponto eletrônico às catracas de acesso e as informações são armazenadas em um sistema interno.

O controle de  ponto online mobile, por sua vez, é uma inovação para isso tudo, especialmente quando a jornada de trabalho tem certo grau de complexidade e não se limita ao horário comercial regular. Trata-se de um sistema que permite a marcação do ponto via web, por meio de um aplicativo instalado no smartphone do profissional ou via computador, acessando um site com seu login e senha. Todas as informações ficam registradas de maneira segura em um banco de dados online. Atreladas ao sistema do ponto mobile há diversas funcionalidades que farão total diferença na hora de analisar as informações ali registradas.

Como implantar um sistema online de ponto digital?

1 – Analise as suas necessidades

Para implementar a melhor solução para a sua empresa, o primeiro passo é analisar, dentre as diversas opções que existem no mercado, se o modelo considerado apresenta todos os requisitos necessários para atender a demanda de trabalho do negócio, como a possibilidade de montar escalas de trabalho e controlar previsão de férias, facilidade de administrar a ferramenta, emissão de relatórios otimizados e demais benefícios.

2 – Conheça quais são as vantagens adicionais que o serviço que você escolheu oferece

Outro fator fundamental é conferir possíveis vantagens adicionais oferecidas pelas empresas que vendem esse tipo de serviço, como uma interface administrativa para o pessoal do departamento pessoal e recursos de mobilidade. 

3 – Contratação e instalação do software

Na prática, para aderir ao ponto digital online, não é preciso adquirir nenhum equipamento. Gestores e colaboradores podem instalar o aplicativo em seus celulares, terem acesso via web ou tablets. 

É válido ressaltar que também é possível contar com plataformas criadas para a área de Recursos Humanos que contribuem para a eficácia da implementação da coleta de ponto online, além de englobarem outros benefícios, como já citamos mais acima, como a gestão de banco de horas, programação de férias, dentre outros.  

Quais são as principais vantagens em ter o controle de ponto online na sua empresa?

Facilidade para processamento da folha de pagamentos

É muito mais fácil e rápido calcular as horas trabalhadas, normais e extras, faltas e outros elementos quando se tem esses números totalizados e entregues pelo sistema de ponto, ao contrário de apurar manualmente contando os valores obtidos em papel.

Mais segurança na hora de armazenar informações

O armazenamento de dados em nuvem, com backups frequentes, aumenta muito a segurança dos registros, que não podem ser perdidos ou extraviados.

Manutenção da disciplina de pontualidade dos funcionários

Sem a possibilidade de marcar entradas e saídas de jornada em outro momento ou para outra pessoa, principalmente quando se utiliza a biometria, os trabalhadores são menos propensos a descuidarem de seus horários de início de expediente.

Leia também: O que é People Analytics e como essa tendência vai transformar a Gestão de Pessoas da sua empresa

RH mais estratégico

A análise das informações de ponto constitui um trabalho repetitivo. Com a automatização do processo, o RH pode focar seu trabalho em atividades estratégicas que favoreçam maior sofisticação à gestão de pessoas e contribuam com o aumento da produtividade na empresa.

Jornadas de trabalho mais flexíveis

Ao aderir ao sistema de controle de ponto online, você coordena eficientemente a jornada de trabalho flexível dos seus funcionários. Afinal de contas, não é mais necessário estar fisicamente na empresa para garantir que o trabalho seja executado. Visitas externas, trabalhos a distância, home office e até viagens tornam-se mais fáceis de serem acompanhadas e registradas.

Segurança

Sistemas de gestão de ponto online precisam de mecanismos de segurança para evitar marcações de ponto indevidas. Há várias maneiras de se fazer esse controle, entre eles a geolocalização (que permite saber o local onde o ponto foi batido), controle por IP (garante que o ponto foi batido na rede correta), controle por biometria (foto, reconhecimento facial e digital entram neste quesito) e até mesmo cercas eletrônicas (permitir que o ponto seja batido apenas em determinado local). Com todas essas medidas de segurança, o controle de ponto online é mais seguro.

Leia também: Beacons na Indústria: o que são e como podem ser utilizados

O controle de ponto online, ou Ponto Certificado, é a ferramenta ideal para quem quer trazer mais tecnologia e praticidade para dentro da empresa. Essa solução possibilita a marcação e a gestão de ponto de forças de trabalho externas e de forma ágil, simples e com total segurança jurídica, como falamos anteriormente. Se você tem como contratados caminhoneiros, profissionais de limpeza, vendedores externos ou outros colaboradores que trabalham remotamente, o Ponto Mobile irá te dar segurança jurídica e controle total. 

Solicite um orçamento agora mesmo e veja como o seus processos internos podem ser automatizados com baixo investimento. Se você gostou do nosso artigo sobre gestão de ponto online, não deixe de compartilhar nas redes sociais. Até mais.