Como gerenciar uma equipe em home office? Veja 6 dicas de como liderar seus colaboradores

É fundamental para o bom andamento dos processos que o gestor acompanhe todas as situações e atividades dentro da empresa. No entanto, seja em decorrência de uma viagem a trabalho ou home office, nem sempre será possível monitorar os colaboradores continuamente. Diante disso, é necessário estar preparado para fazer uma boa gestão de equipes a distância para manter o nível de produtividade e qualidade das atividades, principalmente mediante a tantas incertezas que estamos vivendo.

Embora não seja algo impossível, muitos líderes sentem dificuldades de gerenciar home office, pois acabam achando essa tarefa complexa e ineficiente. Porém, quando bem planejada, pode-se obter bons resultados. Basta adotar as estratégias adequadas.

Além das novas tecnologias, que tornam essa nova dinâmica de trabalho possível, os pesquisadores acreditam que o aumento nesse tipo de regime é devido aos benefícios do trabalho a distância, que incluem:

  • Aumento da produtividade
  • Mais eficiência
  • Ampliação do bem-estar dos colaboradores.

Esses três fatores são importantes para qualquer gestor, correto?

Além das vantagens apresentadas acima, as empresas que abrem a possibilidade do trabalho a distância também agregam outros benefícios, como:

  • Possibilidade de recrutar talentos que podem não estar disponíveis em sua região
  • Eliminação da necessidade de um grande espaço físico para o escritório
  • Fim do pagamento de benefícios de transporte, como os vales
  • Redução significativa de suas despesas operacionais

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 Claramente, existem justificativas comerciais convincentes para se tornar um gestor de home office, mas a questão crucial é: você sabe como gerenciar pessoas a distância?

 Neste artigo iremos te mostrar um passo a passo com 6 etapas para você poder aprender a como gerenciar home office:

1 – Defina as diretrizes do trabalho

Confiança e transparência são os alicerces de como gerenciar uma equipe em home office de forma bem-sucedida.

Você e seus colaboradores devem discutir detalhadamente as expectativas mútuas em relação a:

  • Horas de trabalho
  • Comunicação
  • Resultados desejados

Algumas definições iniciais podem te ajudar, tais como:

  • Qual flexibilidade de horário será incorporada à programação de seus colaboradores? Por exemplo: Horários livres, mas com metas claras a serem cumpridas, ou horário fixo de trabalho como se estivessem no escritório?
  • Com que frequência você fará contato com seus funcionários?
  • Como serão feitas essas comunicações?
  • Quais são as responsabilidades de ambas as partes?

Definir esses pontos no início do trabalho a distância dará a você e aos colaboradores uma compreensão clara de quais são as obrigações de cada um e como o desempenho será medido, mesmo trabalhando em home office.

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 Essa também é uma boa oportunidade para analisar a consistência e a organização dos processos da sua empresa.

  • Você tem um guia dos processos?
  • Você tem um organograma claro e um sistema de responsabilidades?

Ter colaboradores espalhados em vários locais não cria necessariamente problemas para você, mas pode destacar as fraquezas e inconsistências existentes nos processos de sua empresa.

2 –  A comunicação é essencial, por isso: falem uns entre os outros.

Comunicação é a base de como gerenciar pessoas a distância. O primeiro passo é agendar um horário para atualizações regulares sobre o andamento do trabalho.

Para as equipes que trabalham a distância, totalmente fora do escritório, considere uma abordagem micro e macro. Por exemplo:

  1. Você pode ter um sistema para compartilhar atualizações diárias sobre o progresso de tarefas e negócios imediatos
  2. E uma reunião programada mais longa, talvez semanalmente, para repassar grandes problemas

A comunicação é essencial para manter esse relacionamento ativo e garantir que todos os membros da equipe recebam as mesmas informações. Lembre-se de que as pessoas tendem a trabalhar melhor remotamente, porém nem todas são autodisciplinadas, organizadas e capazes de funcionar efetivamente com o mínimo de orientação.

Algumas pessoas são menos organizadas e mais distraídas. Portanto acompanhe seus colaboradores para garantir que eles sigam seus prazos. Dessa forma, estude as melhores formas de comunicação para cada situação e defina o padrão para cada caso.

Depois de definir as formas de comunicação que serão usadas para cada objetivo, é importante que vocês as mantenham para que não percam as informações.

3 – Ambiente de trabalho

As pessoas que trabalham em casa tendem a valorizar mais sua flexibilidade do que as relações interpessoais do trabalho em escritório, como happy hours e conversas durante um café. No entanto, pode ser uma boa ideia garantir que o senso de amizade de sua organização se estenda a todos os colaboradores.

Por isso, faça atividades que estimulam suas equipes a se sentirem unidas, com espírito de parceria e amizade, ao invés de apenas se tratarem como colegas de trabalho.

4 – Confie na sua equipe

Às vezes, as empresas não estão dispostas a adotar o trabalho a distância porque existe uma incerteza sobre se o trabalho será ou não concluído no mesmo nível de qualidade, como se estivessem no escritório.

Para combater essa crença, é muito importante que se defina as diretrizes de trabalho de quem estiver em home office, assim como dissemos em nosso primeiro tópico.

Alguns colaboradores vão funcionar melhor que outros nesta forma de trabalho. Cabe a você identificar e confiar no trabalho de cada um dos seus escolhidos.

5 – Analise os resultados

Nada mais importante do que medir os resultados. Depois de seguir todos os passos de como gerenciar pessoas a distância, é hora de você avaliar os resultados e identificar os pontos que precisam ser revistos. Onde estão as falhas? O que poderei fazer para resolvê-las?

Esses pontos são inerentes a realidade e peculiaridades de cada tipo de empresa. Cabe a você gestor entendê-las e encontrar a melhor forma de solucionar as questões da sua organização.

6 – Aplicativo para prestadores de serviços externos

Não importa se parte da sua equipe trabalha no sistema home office ou se você possui uma grande equipe externa. Fato é que um aplicativo de gestão de projetos ou de ponto é fundamental para que você acompanhe a evolução das tarefas distribuídas e tenha controle sobre a carga horária ou as atividades de cada um de seus colaboradores.

Os aplicativos ainda são úteis no armazenamento de informações e histórico de clientes, bem como troca a necessidade de pilhas de papel por uma emissão de ordem de serviço online.

Agora você já sabe como realizar uma boa gestão mesmo de home office. Coloque as nossas dicas em prática e se prepare para ter excelentes resultados. Se você gostou do nosso artigo, não deixe de compartilhar com seus contatos nas redes sociais.