Com o avanço da tecnologia, o tradicional relógio de ponto pode estar com os dias contados. Mas isso não significa que os funcionários deixarão de registrar o horário de entrada e de saída da empresa, afinal, esse tipo de anotação é fundamental para manter as atividades organizadas e para que o setor de recursos humanos faça o pagamento dos salários corretamente, considerando inclusive as exceções (faltas, atrasos e saídas intermediárias). Por isso, o controle de ponto é indispensável no dia a dia organizacional.

O que ocorre é que, ano a ano, a tecnologia está sendo cada vez mais utilizada com o objetivo de facilitar a rotina dentro e fora das empresas. Neste cenário, o controle de ponto eletrônico, feito por meio do celular, está ganhando ainda mais espaço. Afinal, este sistema otimiza os processos dentro das organizações, já que oferece uma série de benefícios, tanto para empregadores quanto para os colaboradores.

A evolução do registro de frequência

Toda empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a anotar os horários de entrada e saída dos empregados. O registro obrigatório, de acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), pode ser feito de três formas: manual, mecânica ou eletrônica.

Para entender como foi possível chegar ao controle de ponto pelo celular, é interessante observar a evolução do registro de frequência ao longo do tempo e as dificuldades de cada sistema. Durante muitos anos, o livro de registro de frequência foi uma realidade que, com a invenção do relógio de ponto nos anos 1980, passou a figurar como um item do passado. Quando os livros eram usados para anotar entrada, saída e exceções, o registro era feito manualmente por cada um dos funcionários.

As primeiras máquinas criadas para anotar a frequência dos colaboradores vieram para facilitar o trabalho de gestão do RH: elas registravam as informações de maneira automática em cartões. O problema é que depois esses cartões eram recolhidos pelo responsável para fazer a transferência dos dados para uma planilha.

Quem atua no RH há bastante tempo sabe que trabalhar com o livro de registro e com o relógio de ponto era uma função repetitiva, cansativa, estressante e muito suscetível à ocorrência de erros. Além disso, qualquer pessoa é capaz de fraudar as informações, o que não confere segurança alguma ao sistema.

Com a evolução dos relógios de ponto para fazer o registro de frequência dos trabalhadores, as anotações passaram então a ser feitas com o uso de um cartão magnético ou do crachá de cada funcionário e, posteriormente, a biometria começou a ser usada para fazer esse registro na entrada e na saída – o que reduziu a possibilidade de fraudes.

Gestão de ponto eletrônico

Com a pandemia da Covid-19, as organizações precisaram repensar os modelos de trabalho e, com isso, a gestão de ponto eletrônico se tornou um desafio. A realidade atual é que diversas empresas têm funcionários trabalhando remotamente, em formato híbrido e também presencial.

Com essa nova realidade, a gestão de ponto eletrônico também mudou: com o uso da tecnologia, foram desenvolvidos ou aperfeiçoados sistemas que permitem o monitoramento de horas trabalhadas pelos colaboradores, mesmo na modalidade home office.

E foi justamente com essa mudança na forma de trabalhar que o controle de ponto pelo celular ganhou ainda mais destaque, já que com um sistema digital e seguro, é possível melhorar os processos dentro das empresas com a automatização dos horários de entrada e saída de cada funcionário, oferecendo ao RH e gestores informações detalhadas e confiáveis da jornada de trabalho.

Benefícios do controle de ponto pelo celular

Entender como foi feito o registro de frequência ao longo dos anos permite avaliar que o controle de ponto pelo celular é uma tendência que veio para ficar. Isso porque as vantagens desse sistema de registro abrangem tanto os empregadores quanto os funcionários, já que hoje em dia o smartphone é usado para a realização de diferentes atividades e praticamente todas as pessoas têm pelo menos um aparelho ativo.

Confira os benefícios do controle de ponto pelo celular em relação a outras formas de anotar entrada e saída dos colaboradores:

- A anotação é feita de forma fácil e prática com o uso do smartphone do próprio funcionário e, por isso, ele não precisa ficar esperando para registrar o ponto nos horários de pico, o que aumenta a produtividade;

- Os dados do controle de ponto pelo celular são armazenados em nuvem. Isso significa que as informações não serão perdidas caso ocorram falhas no celular do colaborador ou nos computadores da empresa;

- O registro automatizado facilita o trabalho do RH e reduz a possibilidade de ocorrência de erros de cálculo relacionados às horas extras ou férias. Vale lembrar que divergências nesse sentido são motivos de muitas ações trabalhistas todos os anos;

- O controle de ponto pelo celular reduz os custos com o registro de frequência, já que o funcionário usa seu próprio aparelho e não há influência de fatores externos como falta de energia elétrica, por exemplo. Além disso, não há gastos com manutenção da máquina e com papel para impressão do comprovante.

Ferramentas para controle de ponto pelo celular

Hoje em dia, diferentes ferramentas permitem fazer o controle de ponto pelo celular de forma facilitada e, assim, padronizar o registro de frequência dos colaboradores, incluindo aqueles que trabalham externa ou remotamente.

O W-PE Ponto Eletrônico, da TeleWorld, é uma das ferramentas disponíveis no mercado que podem ser usadas para fazer o controle de ponto pelo celular. A interface web deste software permite que as anotações sejam feitas com o uso de um computador ou um tablet. Dessa forma, o smartphone é uma das possibilidades, mas não a única. Isso reduz a incidência de problemas relacionados ao aparelho celular (como falta de bateria, por exemplo).

O W-PE Ponto Eletrônico emite relatórios e permite a consulta dos registros feitos diariamente. O software também facilita a interação entre o colaborador e o responsável pelo RH por meio do módulo “Justificativas” e descomplica o registro das escalas de revezamento e o gerenciamento do banco de horas. O sistema é seguro e acessado por meio de senhas.

Outra ferramenta da TeleWorld que facilita o trabalho do RH com registros seguros e já está disponível no mercado para facilitar a organização dos horários e das atividades no dia a dia das empresas é o Ponto Mobile. Desenvolvido em parceria com a Stefanini, o Ponto Mobile tem como foco os trabalhadores que não atuam presencialmente nas empresas – de forma contínua ou intermitente. É o caso de vendedores externos, caminhoneiros, corretores e outros profissionais que trabalham remotamente.

O controle de ponto pelo celular comercializado pela TeleWorld permite a apuração das horas trabalhadas e das faltas e atrasos com facilidade e segurança. Uma das principais vantagens do Ponto Mobile é que o registro pode ser feito sem que haja acesso à internet, mas identifica a hora e o local em que o registro foi feito. Além disso, o Ponto Mobile atende a todas as exigências do Ministério do Trabalho, ou seja, opera dentro dos requisitos da legislação brasileira, garantindo assim que todo o processo tenha respaldo jurídico.

Dessa forma, o empregador que quer modernizar e garantir ainda mais segurança ao registro de frequência dos colaboradores pode obter uma série de benefícios com o uso das ferramentas desenvolvidas pela TeleWorld para controle de ponto pelo celular.

A empresa tem como premissa a solução de problemas dentro das empresas, promovendo o bem-estar dos trabalhadores e a melhoria da produtividade diária da organização. Clique aqui e saiba mais sobre os produtos e serviços de gestão de ponto eletrônico da TeleWorld.